Заседание секции 36. Секция по межбиблиотечному абонементу и доставке документов

На заседании Секции по межбиблиотечному абонементу и доставке доку-ментов (МБА и ДД) присутствовало 24 человека: представители федеральных, национальных и областных универсальных библиотек, библиотек вузов и НИИ из 10 городов России.

В соответствии с программой на заседании должно было быть заслушано 8 докладов и сообщений, однако 1 докладчик на заседание не явился. Значитель-ное время заняла дискуссия по предложенным вопросам.

Председатель Секции Н.Е. Березина познакомила участников заседания с основными задачами и проблемами, вставшими перед межбиблиотечным об-служиванием в последнее время, обратив внимание на существенную пере-стройку в работе по обслуживанию внешних пользователей библиотек в связи с активным внедрением новых форм обслуживания и проблемами финансового обеспечения этой деятельности в условиях рынка и перестройки администра-тивной системы управления органами культуры.

И здесь ведущая роль принадлежит воссозданию Национальной системы МБА и ДД. Обслуживание пользователей по МБА и ДД предусматривает со-вместную работу всех библиотек, потому РГБ считает обязательной работу по регулированию и стандартизации основных процессов с учетом национальных и международных стандартов и к этой работе должны присоединиться все Цен-тры МБА России.

К Н.Е.Березиной было много вопросов, как частного характера об услугах РГБ, так и принципиальных, особенно связанных с соблюдением прав автора при использовании электронных копий.

В докладе «Проблемы оценки эффективности деятельности национальной системы МБА и ДД Российской Федерации», сделанном главным библиотекарем ЦАДД РГБ Л.С. Власовой, было обращено внимание на то, что, несмотря на 2-х летний опыт функционирования Национальной системы межбиблиотечного абонемента и доставки документов в Российской федерации, крайне трудно сделать выводы об эффективности работы как системы в целом, так и ее веду-щих звеньев – центров МБА и ДД.

Для того чтобы выяснить, каково качество обслуживания пользователей, сопоставить затраты и результаты, необходимы корректные, сопоставимые по-казатели оценки деятельности служб МБА и ДД. К сожалению, и раньше стати-стика предлагала крайне скудный набор показателей по межбиблиотечному об-служиванию. Методическим центрам приходилось разрабатывать и предлагать расширенный круг показателей для анализа работы служб МБА. Однако в по-следнее время подобная методическая работа практически сошла на нет. Анализ данных, полученных от различных Центров МБА и ДД, дал крайне противоре-чивую и несопоставимую картину. Положение усугубляется тем, что в работу служб МБА добавились такие новые виды деятельности, как электронная дос-тавка документов, обслуживание индивидуальных удаленных пользователей и ряд других. Единообразные рекомендации по учету этих новых форм деятель-ность отсутствуют. Отчетные данные Центров МБА и ДД выглядят крайне не-убедительно. Между тем в новых условиях управления библиотекам очень важ-но полноценно показать качество своей работы, важность и значимость своей деятельности по удовлетворению запросов пользователей.

Все это требует создания на первых порах хотя бы рекомендательного, но согласованного со всеми Центрами МБА и ДД документа, в котором бы под-робно определялись все показатели, необходимые для оценки эффективности деятельности МБА и ДД, разъяснялся бы порядок их применения. К созданию такого документы должны быть привлечены прежде всего федеральные Центры и крупнейшие региональные Центры МБА И ДД, а также Межведомственный Совет по проблемам МБА и ДД в РФ.

Докладчику был задан ряд вопросов по конкретным проблемам учета дея-тельности по обслуживанию удаленных пользователей.

На заседании большое внимание было уделено внедрению в практику ра-боты современных автоматизированных систем, позволяющих ускорить про-цесс обслуживания удаленных пользователей, сделать доступными для них ин-формацию о фондах, обеспечить точный контроль за выполнением заказов и на-ладить полноценный учет проделанной работы.

В докладе заведующего группой автоматизированного приема заказов ЦАДД РГБ Н.Е. Елкиной «Использование Интернет при обслуживании удален-ных пользователей» показан опыт работы ЦАДД РГБ с автоматизированной системой «Интернет-магазин» в обслуживании удаленных пользователей РГБ.
В наше время библиотека рассматривается уже не только как источник, но и как организатор доступа к информации. Этому, безусловно, способствует ак-тивное внедрение в деятельность библиотек новых информационных техноло-гий. Использование Интернет, электронной почты, компьютеризация библио-течно-библиографического обслуживания, электронная доставка документов – все это положительно сказывается на привлечении в библиотеки новых пользо-вателей.

Организация электронных каталогов и получение доступа к Интернет явились предпосылкой для модернизации (МБА) и оптимизации его с помощью электронной доставки документов. С 2001 г. в РГБ функционирует Центр МБА и доставки документов (ЦАДД), созданный для обеспечения одной из основных функций национальной библиотеки – обслуживания удаленных пользователей, не имеющих возможности посещать читальные залы. В Библиотеке создана технология обслуживания удаленных пользователей, объединяющая в себе все формы предоставления первоисточников и их копий, не разделяя по параллель-ным технологиям и организационным структурам традиционное обслуживание и новые формы, используя единую систему расчетов на все формы обслужива-ния для одного пользователя.

Пользователю предоставляется возможность осуществлять поиск в ре-жиме on-line по электронным каталогам и открытым базам данных и, в зависи-мости от его статуса (абонент МБА или индивидуальный пользователь), зака-зать оригинал или копию первоисточника в удобном для него виде.

Цель библиотечной деятельности заключается в том, чтобы максимально удовлетворить информационные потребности пользователей. Цель автоматизи-рованной библиотечной системы – выполнить эту задачу в минимальный срок.
Для достижения этих целей РГБ совместно с фирмой Gisoft создала автоматизированную подсистему обслуживания удаленных пользователей, разработанную по принципу интернет-магазина. С мая 2004 г. система представлена на сайте РГБ www.rsl.ru (в разделе «Ресурсы», баннер «Обслуживание внешних пользователей в РГБ»). В настоящее время в этой системе ежедневно поступает от 10 до 30 заказов. Если иметь в виду, что по электронной почте поступает еще до 50 заказов в день, то можно считать, что неиспользованный ресурс этого ка-нала заказа очень велик и будет развиваться по мере знакомства пользователей с его возможностями. В настоящее время эта система предусматривает работу с индивидуальными пользователями, но в дальнейшем предполагается постепен-ное подключение к ней и других категорий пользователей, в том числе абонен-тов МБА.

Использование этой системы позволяет автоматизировать прием заказов, переписку с пользователем, подготовку необходимых вспомогательных доку-ментов (требований, счетов, квитанций, типовых писем и т.д.) Заказчик получа-ет заполненные формы квитанций, которые ему следует только распечатать. В системе предусмотрена виртуальная справочная служба «Вопрос – ответ», в ко-торой часть вопросов на усмотрение администратора становится доступными для публичного просмотра. Значительно упрощается также составление стати-стических отчетов. Работа в этой системе сокращает количество времени, затра-ченного на переписку с заказчиком; позволяет вести работу над заказом ком-пактно и наглядно, что очень удобно для сотрудника, ответственного за заказ.

О разработанной и внедренной в эксплуатацию автоматизированной сис-теме МБА нового поколения рассказала заведующий отделом МБА Библиотеки по естественным наукам РАН (БЕН) Т.С. Колерова. БЕН была одной из первых библиотек, которая еще в конце 1970-х годов внедрила в практику работы авто-матизированную систему диспетчеризации запросов по МБА. АС внедрялась постепенно на всех направлениях работы МБА; она постоянно совершенствова-лась и приспосабливалась к новым задачам, встающим перед МБА. Вместе с тем, в последние годы стало ясно, что функционирующая много лет система не отвечает современным требованиям, Поэтому была разработана новая совре-менная АС МБА БЕН РАН, реализованная под Microsoft SOL-server 7.0. Работа пользователей происходит с помощью стандартных Интернет-браузеров, таких как Internet Explorer и Netscape Navigator.

Докладчик наглядно продемонстрировал возможности новой системы, обеспечивающей такие функции как ввод, корректировка и поиск сведений об абоненте (включая данные о договоре), регистрация денежных поступлений от пользователя, диспетчеризация заказов, распечатка бланков-заказов, ведение финансовых расчетов, контроль на всех этапах выполнения заказа и расчетов с абонентами. Продемонстрированная система вызвала большой интерес у слу-шателей и вопросы о возможности подключения к ней или приобретения. Было рекомендовано опубликовать доклад в материалах РБА полностью.

С большим интересом был выслушан доклад руководителя Центра МБА и ДД Национальной библиотеки республики Карелия С.А. Вальковой «Опыт рабо-ты регионального центра МБА и доставки документов Республики Карелия». В докладе освещаются основные задачи и направления деятельности региональ-ного Центра МБА и доставки документов, функционирующего на базе Нацио-нальной библиотеки Республики Карелия; организация договорной системы об-служивания абонентов; работа по электронной доставке документов; опыт со-трудничества с российскими и зарубежными партнерами. Представлены воз-можности и результаты промышленной эксплуатации АРМ «МБА и ДД» АИБС «Фолиант» -- одного из программных модулей, осуществляющих автоматиза-цию технологических процессов в библиотеке и входящих в состав автоматизи-рованной информационно-библиотечной сети «Фолиант». В 2004 г. разработано «Положение о региональной системе межбиблиотечного абонемента и доставки документов Республики Карелия», позволяющее более оперативно и качествен-но предоставлять информацию пользователям. С.А. Валькова отметила некото-рые итоги работы по договорам:

- заключение договоров упорядочило взаимоотношения между Центром МБА и абонентами, явилось своевременным и правильным шагом, особенно в условиях отсутствия нормативно-правовых документов в области МБА федерального и регионального уровня;

- внедрение договорной системы обслуживания стало более действенным сред-ством по сохранности фондов Национальной библиотеки Республики Карелия (НК РК), являющейся национальным книгохранилищем Карелии.

С 1997 – 1998 гг. крупнейшие библиотеки республики используют в практике работы подразделений МБА технологию электронной доставки доку-ментов (ЭДД).

Эти службы координируют свою деятельность в области создания систе-мы ЭДД в библиотеках Карелии. С 2000 г. службы ЭДД стали активно разви-вать организацию доставки документов из фондов своих библиотек абонентам. Служба ЭДД НБ РК начала бесплатно предоставлять электронные копии доку-ментов абонентам республики, имеющим соответствующее техническое и про-граммное обеспечение. Сначала это были три библиотеки: Беломорская ЦРБ, Кондопожская ЦГБ и НБ Петрозаводского государственного университета. В последующие годы круг абонентов–заказчиков расширялся, услугами создан-ных в библиотеках Карелии служб ЭДД стали пользоваться многие организации и библиотеки, в том числе и центральные районные (городские) библиотеки, а также некоторые библиотеки-филиалы, оснащенные компьютерной техникой с выходом в Интернет. В этих библиотеках стала активно развиваться электрон-ная доставка документов.

Динамика выполнения запросов на ЭДД, поступивших в НБ РК за 2000-2004 гг., свидетельствует ежегодном увеличении выдачи электронных копий библиотекам Карелии, одновременно отмечается рост количества библиотек, пользующихся услугами ЭДД НБ РК.

Особое внимание докладчик уделила вопросам создания АРМ «МБА и ДД» АИБС «Фолиант», представляющего собой набор программных модулей (АРМов), осуществляющих автоматизацию технологических процессов в биб-лиотеке. АРМ «МБА и ДД» входит в состав АИБС «Фолиант»

Региональный Центр МБА и доставки документов Республики Карелия постоянно совершенствует свою работу для достижения надежного, оптималь-ного и оперативного обеспечения читательского спроса; берет на себя обяза-тельство развивать региональную систему МБА и доставки документов, стре-миться к максимально полному и оперативному обслуживанию и выполнению запросов пользователей, оказывать методическую и практическую помощь биб-лиотекам республики в рамках решения задачи по оперативному и качествен-ному предоставлению пользователям информационных ресурсов.

О внедрении новых форм доставки документов рассказал заведующий отделом электронной доставки и абонементного обслуживания Государственной публичной исторической библиотеки А.Г. Паклин в докладе «Модель организации службы ЭДД (на опыте работы ГПИБ России) и возможности про-граммы по сканированию документов «D2». Историческая библиотека одной из первых в России предложила широкой читательской аудитории воспользоваться дистанционным заказом и получением литературы. Для этого на сайте библио-теки в сети Интернет была выделена страничка «Доставка документов». Позд-нее к информационным ресурсам ГПИБ в Интернет добавились электронный каталог, в котором представлена информация: о книгах отечественных и ино-странных; о статьях на русском, английском, немецком, французском и славян-ских языках из сборников и журналов; о наличии журналов; предметный ката-лог, который представлен в виде отсканированных карточек; каталоги «Самиз-дат» и новой политической прессы; каталог издательства ГПИБ; каталог книг кириллической печати 16-20 вв. Специально разработанная программа позволя-ет прямо с сайта оформить заказ на электронную копию документа.

Далее докладчик остановился на условиях оформления заказа через АС и механизме оплаты заказов, как для индивидуальных пользователей, так и для организаций. После подтверждения оплаты заказ передаётся на выполнение. Сканирование производится в двух форматах – TIFF и Formatted text и достав-ляется пользователю по электронной почте, либо размещается на FTP-сервере библиотеки, а заказчику сообщается адрес.

Сообщение «Состояние и перспективы развития службы ЭДД в Россий-ской национальной библиотеке» сделала заведующая сектором электронной доставки документов Российской национальной библиотеки О.Н. Гурбанова.
ЭДД функционирует в РНБ уже 5 лет. Подготовительный этап, изобиловавший экспериментами и напряженной работой по созданию БД, создавший возмож-ность работы в так называемом промышленном режиме, был успешно пройден.
В настоящее время состояние службы можно охарактеризовать как хорошее и стабильное, что обусловлено опытным кадровым составом основного ядра службы, хорошим техническим обеспечением работы, успешно пройденным этапом первичной организации, и, что также немаловажно, завершением пере-мещения в новое хранилище наиболее спрашиваемой части библиотечного фонда и восстановлением полноценной книговыдачи. Активно функционирует и развивается направление работы, связанное с предоставлением читателям и удаленным пользователям электронных копий документов, хранящихся в фондах РНБ. На официальном web-сервере РНБ можно получить подробную информацию по различным вопросам, связанным с заказом электронных копий. Техническое задание для создания программы Интернет-магазина писали главные специалисты сектора совместно с представителем отдела автоматизации А.В. Гурьяновым, создателем первой БД заказов и заказчиков службы. Про-грамма БД Интернет-магазина написана фирмой СПАЕРО. Для пользователей Интернет-магазин был открыт в сентябре 2003 г. (а для абонентов несколько ра-нее – в июне). Обслуживание удаленных пользователей в РНБ постоянно воз-растает, также как и посещаемость страниц службы на сайте. К концу 2001 г. заказчиками службы ЭДД являлись 310 удаленных пользователя, зарегистриро-ванных в БД. На март 2003 г. в БД службы было зарегистрировано 765 удален-ных пользователя, а на 23 мая 2005 года количество удаленных пользователей службы ЭДД составило 1 512. Принимаются заявки от любого гражданина из любой точки земного шара. Пользователей услугами службы ЭДД РНБ можно подразделить на две группы: первая – это абоненты (в настоящее время их ко-личество равняется 55), в основном –библиотеки, вторая – другие заказчики, в числе которых фигурируют как индивидуальные, так и коллективные заказчики, представляющие юридические, научно-исследовательские, культурно-просветительные, финансовые, хозяйственно-промышленные и другие учреж-дения.
Заказ электронных копий платный. Стоимость заказа складывается из суммы за прием заказа, стоимости сканирования и библиографической доработки, от-правки заказа по электронной почте. Передача заказа через FTP-сервер – бес-платна. Расчеты по электронной доставке документов облагаются НДС –18 %. Для абонентов есть льгота: прием заказа – бесплатный.

Далее подробно рассказывается о различных схемах работы с заказами индивидуальных пользователей и абонентов ( для абонентов сроки выполнения заказов ускорены)

На способах оплаты заказа докладчик остановился подробнее. Одной из основ-ных задач, которые призван решить Интернет-магазин, является возможность оплаты по кредитной карте через Интернет. Такая возможность реализована в библиотеке только в системе Интернет-магазина, и в настоящее время действует лишь при заказе электронных копий. Кроме оплаты с помощью кредитной кар-ты, заказ может быть оплачен банковским или почтовым переводом. Расчеты с заказчиками (речь идет о физических лицах), приходящими в библиотеку, про-изводятся по квитанциям особого образца, специально напечатанными для РНБ.
Еще раз хотелось бы отметить, что оплата по кредитной карте, как действи-тельно очень удобный, быстрый, современный способ, все чаще применяется нашими заказчиками, как российскими, так и зарубежными. Прием заявок на копии из других библиотек России и от читателей РНБ осуществляется на пунк-тах обслуживания в Главном и Новом зданиях Библиотеки. В настоящее время донорами РНБ являются 4 отечественные библиотеки. В перспективе планиру-ется увеличить количество как российских, так и зарубежных организаций, из фондов которых можно было бы осуществлять заказ электронных копий.
В дальнейшем предполагается некоторое перераспределение заказов. Речь идет о заказах на электронные копии изданий из фондов РНБ от зарубежных библиотек, которых в настоящее время немного. Как ни странно, предпочтение отдается ксеро- и микрокопиям.

Продолжая разговор о перспективах развития службы, докладчик отме-тила необходимость решения ряда организационных и технических задач. Сре-ди них создание нового Интернет-магазина для всех заинтересованных подраз-делений библиотеки. Другая задача связана с усовершенствованием организа-ции интерфейса сайта РНБ. В настоящее время пользователи не имеют возмож-ности осуществлять заказ на электронные (или какие-либо другие) копии непо-средственно из электронного каталога библиотеки. Также отсутствует переход к форме заказа из каталога Электронной библиотеки РНБ. Решение этих задач представляются на данном этапе наиболее перспективными, важными и акту-альными.

Участники заседания приняли активное участие в обсуждении всех под-нятых вопросов. Высоко оценены продемонстрированные системы МБА и ЭДД, сделан вывод о больших перспективах изготовления электронных копий по за-просам пользователей. Главное замечание сводилось к тому, что все продемон-стрированные системы, хорошие сами по себе, но построены на разных базах и трудно совместимы друг с другом, сложно войти из одной системы в другую, что затрудняет их использование в МБА.

Члены Секции рекомендовали опубликовать полностью доклады заве-дующего отделом МБА Библиотеки по естественным наукам РАН Т.С. Колеровой и руководителя Центра МБА и ДД Национальной библиотеки Республики Карелия С.А. Вальковой.

В целом участники заседания пришли к следующим выводам и предложениям.

1. Всем Центрам МБА и ДД во главе с РГБ необходимо разработать уни-фицированные, единообразные и юридически состоятельные перечни услуг пользователям.

2. РГБ провести работу по разработке, а всем членам Секции принять ак-тивное участие в подготовке и обсуждении материалов, регламентирующих ра-боту по обслуживанию внешних пользователей электронными копиями.

3. РГБ, совместно с членами Межведомственного Совета по проблемам МБА и ДД, провести работу по подготовке методических рекомендаций и разъ-яснений по учету работы по обслуживанию удаленных пользователей различ-ными видами копий и представить проект на Межведомственном семинаре в октябре 2005 г.

Кроме того, члены Секции приняли участие в совместном заседании с Секцией библиотек высших учебных заведений. В рамках работы Конференции было проведено также расширенное заседание Межведомственного Совета по проблемам МБА и ДД в Российской Федерации.

Н.Е. Березина,
председатель Секции,
Л.С. Власова,

секретарь Секции