12. Секция по формированию библиотечных фондов
Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.
№ 2, апрель, 2001
Вторичный отбор документов и обменно-резервный фонд БАН
Карамышева Л.М., Кононова Л.И. (БАН)
Вторичный отбор документов на основе изучения состава, развития и использования фонда, заключающийся в определении документов, необходимых для данного фонда, и документов, подлежащих исключению, является составной частью формирования фонда и планируется как постоянный рабочий процесс. В условиях функционирования единого библиотечного фонда централизованной системы БАН, включающей главную библиотеку и 31 научную библиотеку сети, вопросы вторичного отбора приобретают важное значение.
Вторичный отбор определяется целым рядом причин: устареванием литературы прошлых лет и утратой актуальности некоторых новых изданий, перепрофилированием фонда, связанным с изменением направлений научной деятельности учреждений, появлением ветхих изданий, наличием изданий, попавших ошибочно, а также малоиспользуемых изданий. Являясь органической частью формирования фондов, вторичный отбор в БАН производится в несколько этапов.
Основой вторичного отбора является изучение фонда: ознакомление с его содержанием, знание запросов читателей, владение методами анализа и оценкой разделов фонда, установление соответствия содержания фонда профилю комплектования. В отделах и секторах определяются последовательность и сроки изучения разделов фонда и его использования, производится анализ использования изданий и принимается решение. Работу осуществляют сотрудники, имеющие высокую квалификацию, четкое представление о своей библиотеке, ее профиле, перспективах развития, научных интересах читателей. В ней также принимают участие библиотечные советы и ученые этих институтов.
Результатом работы по вторичному отбору в отделах и секторах БАН являются картотеки-предложения, которые передаются в отдел ретроспективного комплектования и обменно-резервного фонда. Ежегодный объем поступлений карточек-предложений в год составляет около 150000. В последние два года намечается тенденция к уменьшению потока предложений, пропорционально сокращению объемов поступлений. Многолетние наблюдения за движением фондов, входящих в систему БАН, показали, что быстрее всего устаревает (и по этой причине исключается) литература по технике, химии, физике, в меньшей степени - литература по биологии и наукам о земле (геолого-географическая тематика), в последнюю очередь - издания гуманитарных дисциплин. Наиболее квалифицированные специалисты отдела ретроспективного комплектования и обменно-резервного фонда работают с карточками-предложениями из библиотек сети БАН. Картотеки получают маршрутный лист и передаются в отдел научной обработки литературы для сверки и снятия сиглы данного отдела. Технология сверки с каталогами предусматривает ряд рабочих моментов: выясняется не лакуна ли это, не является ли книга единственным экземпляром, возможность перераспределения и конкретное направление. Специалисты должны строго следовать основным целям и направлениям в работе по вторичному отбору литературы: во-первых, не допускать исключения из фонда литературы, составляющей его ядро, литературы актуальной тематики, последних лет издания; во-вторых, согласовывать и обеспечивать передачу в ОРФ дублетной, непрофильной литературы, не утратившей своей актуальности, но по различным причинам не нужной в фонде; в-третьих, освободиться от устаревших материалов.
Если малоспрашиваемая литература может представлять ценность для других библиотек, она также принимается в обменно-резервный фонд с целью последующей передачи заинтересованным в данной литературе. Это могут быть подразделения БАН и библиотеки других учреждений и организаций. Ежегодно в обменно-резервный фонд БАН поступает для перераспределения до 60000 документов.
Работа по вторичному отбору литературы производится с учетом статуса библиотеки как депозитария, профиля комплектования, степени и использования литературы, экземплярности, хронологических и других критериев. Статус библиотеки-депозитария налагает особую ответственность за сохранность малоспрашиваемой литературы, поэтому существует настоятельная необходимость в систематическом уточнении критериев ценности тех или других видов изданий.
Часть поступившей малоиспользуемой литературы из отделов и секторов БАН перераспределяется внутри системы и в порядке ретроспективного комплектования пополняет фонды подразделений, нуждающихся в этих изданиях.
Что касается тематики, то наибольшую заинтересованность в ретроспективном комплектовании среди библиотек сети БАН проявляют гуманитарные библиотеки: ИРЛИ - 242 экз., СПб ИРИ - 184 экз., ИЛИ - 158 экз. Активно пользуются обменно-резервным фондом БАН как источником докомплектования новые библиотеки с относительно небольшими фондами: СИ РАН - 1887 экз., ИРЭ и др. Среди отделов ЦБ лидером является ОФО, т.к. продолжают восполняться лакуны, образовавшиеся после пожара 1988 года.
Иной подход к морально устаревшей, многодублетной и дефектной литературе. Она исключается из фонда и подвергается утилизации. Порядок исключения устанавливается соответствующими организационно-распорядительными документами. Эта литература поступает на рассмотрение комиссии по выбытию литературы из фондов БАН, которая назначается приказом директора и состоит из наиболее квалифицированных специалистов БАН. Руководители подразделений, представившие картотеки-предложения, должны присутствовать на заседаниях комиссии, где рассматривается их литература. Комиссия контролирует не только списание литературы по содержанию, но и порядок оформления актов и списков на эту литературу.
При списании литературы особенно тщательно прорабатывается вопрос, не является ли предложенное издание единственным экземпляром. Для страховки сверка производится не только по каталогам, но и визуально в фонде.
В данном сообщении мы опираемся на материалы последних 5 лет, характеризующих итоги вторичного отбора литературы в системе БАН. Из общего числа отобранных изданий за указанный период направлено в обменно-резервный фонд до 280 тысяч экземпляров и на списание до 330 тысяч.
Большое значение для эффективности вторичного отбора имеет организация обменно-резервного фонда. Его объем последние годы находится на уровне от 1 млн. 100 тыс. экз. до 1 млн. 200 тыс. экз. Стабильный объем говорит об активной работе по перераспределению дублетной, непрофильной и малоспрашиваемой литературы в системе БАН.
Для отдела ретроспективного комплектования и обменно-резервного фонда БАН характерна координация работы по передаче литературы с библиотеками-депозитариями Санкт-Петербурга. От 12 до 15 тысяч экз. различных изданий отдел передает в другие библиотеки. Регулярно пополняют свои фонды из обменно-резервного фонда БАН крупнейшие библиотеки страны и города: РГБ, ЦНСХБ, РНБ, Центр медицинской профилактики, ВГБ и др.
БАН активно помогает в докомплектовании фондов библиотекам вузов, школ, гимназий, лицеев. Постоянные связи по комплектованию фондов поддерживаются с крупнейшими университетами и академиями СПб: Санкт-Петербургским государственным университетом, Балтийским университетом, Техническим университетом и др. Большое внимание БАН уделяет формированию фондов новых вузов. Так около 3000 экз. книг выдано Крестьянскому университету (г. Луга), более 1000 экз. получил Областной университет (г. Пушкин).
В условиях работы централизованной системы БАН, действующей на основе единого книжного фонда и централизованных процессов комплектования и обработки, существующий порядок организации и использования депозитарного хранения и обменно-резервного фонда до сих пор себя оправдывал. Установленный в БАН порядок вторичного отбора и перераспределения литературы регламентирован орагнизационно-распорядительными документами и выдержал проверку временем, доказав свою целесообразность. Однако для повышения эффективности вторичного отбора большое значение имеют вопросы внутриведомственной и межведомственной координации этой работы с библиотеками и учреждениями информации.
Особую важность для обеспечения эффективности вторичного отбора приобретает проблема информационной обеспеченности перераспределения литературы. В настоящее время в БАН рассматривается возможность размещения на Internet сайте БАН предложений литературы обменно-резервного фонда вместо исчерпавших себя форм информационного обеспечения вторичного отбора по указателям литературы.
Тема вторичного отбора имеет большое значение для улучшения качества формирования фондов, имеет перспективы, но для ее развития требуются новые более мобильные средства и современные технологии.