12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 3, июнь, 2002

Направления развития Службы электронной доставки документов в РНБ.

О.Н. Гурбанова (РНБ)

В настоящее время библиотекам, как российским, так и зарубежным, очень трудно приобретать все печатные документы, которые необходимы читателям. Неполнота библиотечных фондов приводит к тому, что библиотеки становятся все менее самодостаточны. Требования же читателей к полноте библиотечных собраний неуклонно возрастают. Благодаря широкому распространению поиска в библиографических БД информация о необходимых первоисточниках стала доступной большому кругу читателей, но далеко не всегда они могут получить их в своей библиотеке.

В этих условиях межбиблиотечный абонемент в мировой практике становится уже не дополнительной услугой, предлагаемой библиотекой, а весьма важной частью библиотечного обслуживания.

И еще один важный аспект данной проблемы - обеспечение свободного обмена информацией между организациями как внутри страны, так и на международном уровне, что является одним из необходимых условий включения нашей страны в мировую информационную инфраструктуру.

Надо отметить, что методы, используемые в традиционном МБА – выдача книг на время, копирование журнальных статей и отправка по почте в другую библиотеку – сейчас выглядят архаичными и ненадежными, и проблему решить не в состоянии.

Поиск альтернатив и путей решения проблемы привел в результате к развитию и внедрению комплекса современных информационных технологий, называемых электронной доставкой документов (ЭДД). В российском библиотечном сообществе принято под ЭДД понимать весь механизм обеспечения пользователей копиями первоисточников в электронной форме по линиям связи, включающий следующие основные технологические процессы :

• заказ копий и его фиксация,
• изготовление копий,
• их передача,
• организация хранения и доступа к ним.

Новые формы не должны отменять традиционного МБА, но пропорциональное соотношение в нем может и должно быть изменено в сторону увеличения доставки именно электронных копий, поскольку они не требуют такого количества затрачиваемых средств и материалов и не наносят ущерба физической сохранности печатных изданий.

За последние 30 лет в мире было проведено большое число экспериментов, созданы действующие системы ЭДД. Сейчас ЭДД становится одним из основных средств оперативного доступа пользователей к источникам, находящимся в удаленных библиотечных хранилищах.

Вопросами электронной доставки документов в РНБ занимается сектор, созданный при отделе Межбиблиотечного абонемента (МБА) в июне 2000 года.

Производится обслуживание любых абонентов, как коллективных, так и индивидуальных, как отечественных, так и зарубежных, как удаленных пользователей ресурсами РНБ, так и ее читателей.

Два основных направления работы сектора (службы ЭДД - в дальнейшем будет использоваться данный термин) включают:

предоставление читателям и пользователям Интернет электронных копий документов, хранящихся в фондах РНБ,

электронную доставку читателям РНБ копий документов, отсутствующих в фонде библиотеки, в виде электронного файла или его распечатки, полученного из организации-поставщика.

Силами службы ЭДД осуществляется:

прием заявок в электронной форме через специально разработанный бланк-заказ, размещенный на сервере РНБ (информация о заказе сразу же поступает в регистрационную Базу данных службы ЭДД с присылкой уведомления по электронной почте);

ведение базы данных абонентов;

дежурства на пункте ЭДД в зале для приема заявок от читателей РНБ;

изготовление электронных копий документов, имеющихся в РНБ - сканирование и сохранение копии в требуемом формате - графическом или текстовом (перевод документа в текстовый формат состоит из процессов распознавания и последующего редактирования);

заказ электронных копий изданий, отсутствующих в РНБ, из сторонних организаций;

ведение финансовых операций;

выбор и заключение договоров с отечественными и иностранными партнерами; участие во внутри- и межбиблиотечных проектах;

подготовка материалов для сервера РНБ;

оповещение об услугах через Web-сервер РНБ и мониторинг рынка электронной информации.

Служба располагает двумя компьютерами и одним рабочим сканером офисного (не книжного) типа (один из компьютеров и рабочий сканер расположены в читательской зоне на территории Ленинского зала, где и осуществляется сканирование литературы по заявкам как читателей РНБ, так и иногородних заказчиков). Сразу отмечу, что это создает значительные трудности для удовлетворительного обслуживания приходящих на пункт читателей. Для открытия участка службы в Новом здании РНБ приобретены еще два компьютера и специализированный книжный сканер. Однако, для продолжения работы в Главном здании библиотеки также необходима дополнительная техника. Имеется возможность размещать материалы на FTP-сервере РНБ, записывать информацию на СД и дискеты.

Хорошую техническую поддержку работе службы оказывают сотрудники Отдела механизации и автоматизации РНБ.

В настоящий момент для службы ЭДД создана БД, позволяющая хранить информацию о всех клиентах и заказах, поступающих в службу. На веб-сервере РНБ размещена форма, информация из которой автоматически попадает в БД, и с заказом начинает работать сотрудник сектора. Если заказчик является постоянным абонентом Службы, изготовление электронной копии и ее отправка осуществляется сразу же по получении издания из фонда. Так, наши постоянные заказчики получают копии в течение 2 часов – 5 дней от момента поступления заказа.

Технологическая цепочка для заказчиков, не являющихся постоянными абонентами службы, несколько иная. После определения стоимости и возможности выполнения заказа сотрудник службы связывается (по телефону, факсу или электронной почте) с клиентом для определения дальнейшей судьбы заказа. После получения денег по выставленному счету или копии платежного поручения производится выполнение заказа и передача результатов клиенту.

Недостатками такого подхода являются:

- большая трата времени сотрудников на поддержание связи с клиентами,

- большой срок выполнения одноразовых заказов из-за ожидания прихода денег по счету,

- слишком большие затраты для одноразовых клиентов, связанные с переводом денег и пр.

В связи с этим В РНБ было принято решение об усовершенствовании системы, которая бы позволяла:

- сократить работу сотрудников службы по взаимодействию с клиентом,

- обеспечить возможность оплаты по кредитной карте,

- позволить клиентам контролировать процесс выполнения своих заказов.

В настоящий момент новая система проходит этап отладки.

По прошествии полутора лет существования и деятельности Службы ЭДД в РНБ можно констатировать следующее.

• Направление работы, связанное с предоставлением как читателям РНБ, так и удаленным пользователям электронных копий печатных материалов из фондов Библиотеки активно функционирует (за год было сделано около 3000 заявок, создано порядка 22 тысяч электронных страниц), и количество заявок имеет тенденцию к увеличению.

  За 2001 год заказчиками Службы ЭДД стали 310 удаленных пользователя Интернет ( из них – 15 % - коллективные абоненты) и более 400 читателей РНБ. Из иногородних библиотек – абонентов Службы ЭДД можно назвать Национальную библиотеку Турции, библиотеку университета штата Огайо, научную библиотеку Калифорнийского университета, Белгородскую государственную универсальную научную библиотеку, БЕН РАН, Библиотеку Академии Наук, Библиотеку Новгородского государственного университета, Всероссийскую государственную библиотеку иностранной литературы, Государственную универсальную научную библиотеку Красноярского края, ГПНТБ СО РАН, Мурманскую областную универсальную научную библиотеку, Национальную библиотеку республики Казахстан, Национальную библиотеку республики Коми, Национальную библиотеку республики Саха (Якутия), Научную библиотеку Южно-Уральского государственного университета, Рязанскую ОУНБ им. М. Горького, Нижегородскую областную универсальную научную библиотеку, Самарскую областную универсальную научную библиотеку, Свердловскую областную универсальную научную библиотеку, Централизованную библиотечную систему г. Озёрска, ЦНБ УрО РАН, Челябинскую областную универсальную научную библиотеку, Юридическую библиотеку Молдовы; в числе других заказчиков фигурируют: Главная водопроводная станция города Санкт-Петербурга, Ижевский государственный технический университет, Национальный университет внутренних дел МВД Украины (г. Харьков), НП "Издательская фирма "ЮниПринт", Православная Гимназия во имя Преподобного Сергия Радонежского, редакция районной газеты “Задонская правда", Тюменский государственный нефтегазовый университет и др.

• Второму направлению работы, связанному с заказом электронных копий документов из организаций-партнеров, и функционирующему в силу ряда объективных причин с различным напряжением и успехом на протяжении этих полутора лет, в этом году будет уделено особое внимание.

Основополагающим моментом в развитии данного направления должна стать координация деятельности Службы ЭДД с другими подразделениями библиотеки (в частности, с ММБА отдела комплектования) и подобными структурами в других библиотеках России и зарубежных стран.

Уже принято решение дирекции о вступлении Службы ЭДД РНБ в АСЭД (Ассоциацию служб электронной доставки документов).

АСЭД находится на организационной стадии. На данный момент членами ассоциации являются: БАН, БЕН, ГПИБ, РГБ, ВИНИТИ, ИНИОН, ГПНТБ СО РАН, ЦНСХБ,библиотека им. Маяковского, Областные научные библиотеки в Кемерово и Екатеринбурге, Педагогическая библиотека (Москва), Росинформресурс, Патентная библиотека, Научная библиотека Белорусского Государственного университета, ВГБИЛ, Республиканский медицинский библиотечный центр, Московский энергетический институт, Институт минералогии УрО РАН, ЦНТИ Ярославля и т.д. Всего 22 организации - на настоящий момент и около 50, которые собираются вступить.

Приоритетным проектом Ассоциации служб ЭДД является создание распределенной корпоративной системы ЭДД. Участие в АСЭД крупнейших библиотек и информационных организаций России, стран СНГ и Балтии, взаимное использование их библиотечных и информационных ресурсов поможет существенно улучшить качество обслуживания читателей, в частности читателей РНБ, на предмет получения электронных копий изданий, отсутствующих в фондах нашей библиотеки.

Созданная программистами АСЭД система позволит посылать запрос на необходимый документ сразу в несколько библиотек - членов ассоциации, и выбрать наиболее приемлемый из предложенных вариантов выполнения заказа. Также с помощью данной программы мы сможем получать запросы от других библиотек.

В системе есть расчетный финансовый модуль, регистрирующий стоимость каждого запроса, подсчитывающий сумму денег за все запросы за определенный хронологический промежуток времени, сделанные для каждого члена АСЭД, а также сделанные каждым членом для других организаций, что позволяет легко подсчитать разницу.

Участие в АСЭД позволит также более рационально решить ряд других вопросов.

К тестированию данной системы приступают в настоящее время члены АСЭД.

Хочу отметить, что при нашем участии в корпоративной программе АСЭД действующая на настоящий момент система заказов электронных копий изданий из фондов РНБ и созданная БД заказов сохранится, только лишь дополнится описанной программой.

И, наконец, несколько слов о создании участка Службы ЭДД в Новом здании РНБ на Московском проспекте. Несколько выше уже упоминалось, что для открытия участка в Новом здании приобретены еще два компьютера и специализированный книжный сканер. Продумывается технология процесса обслуживания пользователей на двух участках службы ЭДД.