12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 3, июнь, 2002

Залог успеха библиотеки – перспективное планирование

Старущенко Г.П. (РНБ)

Быстрое развитие инновационных, телекоммуникационных технологий, сетевого взаимодействия библиотек и т.д. способствовали началу разработки библиотеками разного уровня перспективных планов, концептуально-стратегических документов планово-прогностического характера. Проблема получила особую остроту по причине того, что библиотеки оказались перед выбором: выживания, отступления или трансформации.

В этих условиях долгосрочное планирование становится особенно актуальным. Однако можно услышать вопрос: зачем нам это надо, когда в условиях сокращения финансирования мы не в состоянии полноценно комплектовать фонды как массовых, так и национальных библиотек? Ответ, как мы полагаем, может быть один: никто из нас не садится в транспорт не имея определенной цели, куда он едет. Тем более, если количество денег в кармане ограниченно, мы просчитываем каждый свой шаг. Сложная ситуация с ресурсами заставляет нас особенно тщательно продумывать шаги при продвижении вперед. В отечественном библиотековедении и практике ведется активный поиск возможной переориентации основных целей и задач библиотек в новых условиях российской действительности. В связи с этим мы сочли необходимым дать некоторые рекомендации, основанные на зарубежном и отечественном опыте, которые могут быть полезны библиотекам любого типа.

Оглядываясь назад, в самые трудные для библиотек года, когда с появлением неопределенности внешних факторов, формирующих среду, с которыми взаимодействует библиотека, а именно, перестройки государства, а опосредованно и внутренних (в частности, новых технологий), все прогнозы развития российских библиотек не оправдывались. Произошел отход от советского как текущего, так и перспективного планирования, когда обязательным было составление ежегодных, перспективных планов, намечались задачи на более отдаленный срок – 10, 15 лет. Был накоплен значительный опыт планирования в условиях, когда будущее было прогнозировано, предсказывалось путем экстраполяции исторически сложившихся тенденций роста, а выполнение целей достигалось в соответствии с планомерно решаемыми задачами.

В западных странах стратегическое планирование пришло на смену долгосрочному в 1970-е гг. и сформировалось в национальных библиотеках к середине 1990-х гг., пройдя основные этапы восприятия его значимости. В начале 90-х годов все европейские национальные библиотеки имели стратегические планы или собирались их создать. Крупнейшие российские библиотеки в 90-х годах также приступили к формированию своих основных задач и направлений.

К 90-м годам за рубежом уже были достигнуты плодотворные результаты благодаря поиску на протяжении двух десятилетий наиболее эффективных методов управления библиотекой. Это было вызвано усложнением информационных потребностей, широким распространением различных форм информации и ростом цен на нее, сокращением бюджетных ассигнований, разумным их расходованием и т.д.

Разработанная американо-английская концепция развития библиотек, по замечанию Н.И.Тюлиной, стала международной (1). Большое число публикаций, в том числе монографий, обмен опытом на международных семинарах, конференциях позволили широко ознакомиться с достижениями зарубежных библиотековедов и библиотек (2) В частности, по стратегическому планированию, формированию стратегических, среднестатистических, среднесрочных и текущих целей, реализуемых через различные концепции, политические планы и процессы. Зарубежный опыт, быстрое развитие инновационных, телекоммуникационных технологий сетевого взаимодействия и т.д. способствовали выбору новых путей и направлений деятельности российских библиотек.

Существенный вклад в 90-е годы в разработку отечественных подходов к стратегическому планированию как методу управления был внесен Н.И.Тюлиной (1). Развернутую концепцию принципов и методики выбора и структуризации целей предложил Е.А.Фенелонов, проиллюстрировав ее на материалах стратегического плана Британской библиотеки и Муниципального объединения библиотек г. Череповца (3). Вопросы стратегического, перспективного планирования библиотек получили отражение и в работах других авторов, в публикациях, связанных с переходом мировой практики, а в последствии и российской на экономические методы управления, в том числе справочной и учебной литературе (4,5).

Уже в 1991 г. ГПНТБ подготовила методические рекомендации по планированию в новых условиях хозяйствования (6), большое количество публикаций было посвящено определению путей развития и долгосрочного планирования муниципальных и других библиотек (4,7). К 2000 г. был накоплен значительный опыт библиотеками разного уровня (от национальных до массовых) в области концептуально стратегических документов планово-прогностического характера, перспективных планов.

Подобные документы, представляя более гибкий механизм, предполагают постоянную переоценку и переработку первоначально разработанных концепций с учетом происходящих инновационных, технологических изменений внутри библиотеки, а также в обществе. Кроме того аргументированные цели и задачи, сформулированные в планах библиотек, позволяют воздействовать на органы их управления при необходимости решения приоритетных проблем, их финансирования.

Залог успеха проводимой работы по перспективному долгосрочному, планированию, как показывает зарубежный и отечественный опыт, заложен в политике баланса между двумя аспектами: модернизационным, открытости к новому, и цивилизованным, традиционным, сохранение истинно национального, исторически ценного.

В период выхода Российского государства на уровень стабилизации планирование как часть проблемы управления позволяет прогнозировать библиотекам всех уровней результаты положительных процессов (внедрение компьютерных технологий, процессов автоматизации и пр.), отделяя их от других форм преобразований, несущих определенную угрозу для полноценного развития (проблемы формирования фондов, использование нематериальных ресурсов, неудовлетворенность потребителя и пр.). Причем важно заметить, что начало третьего тысячелетия отмечено общностью процессов, происходящих в большинстве стран.

Общество переходит в качественно иное состояние, которое идет под воздействием убыстрения темпов развития общего мирового процесса в третьем тысячелетии. Основные особенности, которые влияют на долгосрочное планирование: ориентация на открытость, полинациональность, стирание межгосударственных, межкультурных и прочих границ, старение возрастного ценза общества и др. Причем надо отметить, что большая часть населения не принимает этих изменений, а процесс осознания – более медленный, мы не успеваем адаптироваться к современному миру, а исследователи еще не в состоянии описать эти процессы. В то же время важно понимание этого положения, его неизбежность, учет того, что развитие – всегда неустойчиво, идет через несоразмерности, на смену которого приходит система, а с равновесием – стабилизация.

Подобные мировые тенденции ведут к единению проблем в библиотечном пространстве. Учет и понимание необходимости научно обоснованных действий – наиважнейшая задача, которая получает выражение в долгосрочных, стратегических планах. В современных условиях характерно осознание международным сообществом, что определение места и роли библиотек в информационном обществе возможно при разработке ясной согласованной стратегии. Выполнение последней достигается за счет программ, посвященных отдельной цели и включающих необходимые организационные меры, трудовые, материально-технические, финансовые затраты и т.д.

В совокупности это позволяет наметить основные подходы, принципы, которые важно учитывать при разработке стратегического планирования на новом этапе. Определенное значение имеет осознание того, что осмысление новой социальной роли и утверждение соответствующего статуса библиотек происходит опытным путем, опираясь на:

• существующий либо копирующий прошлое опыт нашей страны,
• длительные и сложные процессы реформирования,
• обновление всех сторон жизни общества,
• рождающиеся организационные формы и нормы социального поведения,
• опыт передовых стран, их цивилизованного потенциала.

Трансформация изменений в библиотеках происходит постепенно и позволяет взаимодействовать как старым, так и новым технологическим элементам, что дает возможность создать промежуточный, качественный уровень. Все больше эта зависимость прослеживается во всестороннем учете особенностей развития страны, которые наиболее полно проявляются на местном и региональном уровнях через определение специфики и приоритетов формирования региональной политики. Причем в системе направлений и действий рационально сочетаются интересы государства, его субъектов территорий, местного самоуправления. Однако региональные требования к библиотечному обслуживанию и реальные возможности обеспечения развития библиотек в силу большого диапазона различий регионов РФ по существенным параметрам не могут быть едиными для всех, что получает отражение в планировании.

Перспективный, стратегический план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности. Он может быть комплексным, отражающим все направления деятельности библиотеки или представлять собой долгосрочную программу развития одного или нескольких приоритетов (комплектования фондов, научно-методической работы и т.д.). План может состоять из несколько частей: 1) характеристика наиболее важных целей, 2) меры по их достижению, 3) ресурсное обеспечение, 4) перечень мероприятий. Все они сводятся к поиску ответов на вопросы: о положении библиотеки в данный момент, о перспективах на будущее, возможных препятствиях на пути к поставленной цели, что необходимо сделать для ее достижения.

В основе долгосрочного планирования лежит “дерево целей”, то есть в начале определяется общая цель библиотеки на определенный период, затем уточняются соответствующие задачи подразделения или направлений. Главным же является не перечисления мероприятий, а результатов, а основная задача состоит в обеспечении в достаточном объеме нововведений и организационных изменений. План может подкрепляться комплексом программ, планов - проектов и т.п. и конкретизироваться через текущие плановые документы. В стратегическом планировании особое место занимает формулировка основных целей в организационно-правовых документах (в уставе библиотеки, в положениях о структуре и др.).

Базисные принципы, которые лежат в основе любого стратегического планирования, сводятся к следующему:

• тесная связь с государственной политикой и соответствие с приоритетами, которые являются составной частью и проявляются в сочетании с государственной стратегией в социальной, информационной, культурной сферах и отражает государственные интересы;
• преемственность поколений, взаимосвязь между прошлым и будущим, проявляются в сочетании необходимости выполнения основных функций и возможностями рационального введения в работу новых технологий, обеспечивающих взаимосвязь традиционного и инновационного.

Бесспорны достижения российских библиотек в области использования новых технологий. Однако опыт показывает необходимость плавной переориентации, более рационального отношения к технологическим нововведениям, которые справедливо рассматриваются в качестве нового средства работы с основными документальными ресурсами библиотек. Это связано с осознанием следующих положений:

• новые технологии не дают немедленных, желательных результатов, перемены происходят постепенно;
• технологические новации порождают много трудностей;
• необходимость тщательного изучения перед переходом к изменениям, учет библиотекой традиционных подходов. Однако последние не должны сдерживать изменений.

Становлению библиотеки как социального института нового типа способствовало быстрое развитие инновационных, телекоммуникационных технологий, сетевого взаимодействия библиотек, процессов интеграции и генерации, преимущественно связанных с информационными ресурсами и обеспечением доступа к ним независимо от места нахождения. На первый план выдвинулись вопросы, связанные с возможностями доступа к информации, оперативность, точность удовлетворения запросов пользователей, информационных услуг в целом. Важно учитывать при планировании факт, что высокие технологии делают обслуживание универсальным только в определенных сегментах, связанных с удовлетворением пользователей, где ожидания одинаковы. Приходится учитывать при создании стратегии различия территориального, регионального плана в области финансирования, уровня развитости инфраструктур, объемов информации в традиционном и электронном виде.

В результате основная позиция как отечественных, так и зарубежных специалистов при построении долгосрочных планов выражается в двойном подходе или синтезе управления традиционных и цифровых ресурсов. При продвижении в среду он-лайн учитывается, что управление традиционными ресурсами становится более проблемным. Комплектование и организация фондов компактных оптических дисков (КОД) уже сегодня вызывает самое большое количество проблем. Широкое распространение электронных ресурсов ставит как перед зарубежными, так и российскими библиотеками ряд сложных вопросов организационного, технологического и юридического характера, от решения которых зависит продвижение вперед.

Будущее библиотек всех уровней поставлено в зависимость от прогнозирования трансформации задач и целей, выраженных в стратегическом планировании библиотек разных типов. Залог успеха – в процессах кооперации и координации, в процессах объединения и согласования усилий, направленных на рациональное использование ресурсов в меняющейся информационной среде. В связи с этим неоспоримое значение приобретает взаимодействие на международном, федеральном, региональном уровнях в реализации целевых программ, решении библиотечных, социальных, культурных и др. проблем.

Список литературы

• Тюлина Н.И. Концепция научного управления библиотекой // Библиотековедение. 1994. № 3. С. 3-19; Тюлина Н.И. Стратегическое планирование как метод управления библиотекой // Там же: 1994. №1. С. 11-17.
• Багрова И.Ю. Фонды национальных библиотек: проблемы и стратегии 90-х годов: Обзор англояз. лит. 1989-1998 гг. // Библиотековедение.1999. № 2. С. 136-143; Библиотека. Население, Информация: Опыт публич. библиотек США/ Ред.-сост. И.Б.Михнова. М., 1998. 178 с.; Галлимор А. Стратегия развития библиотек в информационном обществе // НТБ. 1998. № 5. С. 3-20; Карлов Б. Деловая стратегия: Пер. с англ. М.,1991. 239 с.; Лайн М. Стратегическое планирование в национальных библиотеках // Библиотека. 1992. №3-4. С. 51-52; Стратегия развития библиотек в информационном обществе // НТБ. 1998. №5. С. 3-20; Стратегическое планирование в библиотеке: теория и практика ( по зарубежным источникам): Науч.-реф. сб./ РНБ. М., 1999. 144 с. и др.
• Фенелонов Е.А. Формирование дерева целей как основа составления стратегического плана крупной библиотеки // Библиотековедение. 1996. №6. С.36-52; Фенелонов Е.А., Некрасова Н.В. Путь к преобразованию публичных библиотек // Библиотековедение. 1994. №2. С. 104-113.
• Борхард П. И и др. Концепция маркетинга для публичных библиотек. М., 1993. 134 с.; Куликова Л.В., Могилевер Н.В. Управление и экономика библиотек в переходный период: ( материалы для руководителей библиотек) / РНБ. СПб, 1994. 154 с.; Маркетинг – современная концепция управления библиотекой: Науч.-реф. сб. / Сост. С.Д.Колегаева; РГБ. М., 1994. 146 с.; Морева О.Н. Стратегия формирования единого регионального фонда // Библиотечная жизнь Кузбасса: Сб. Вып. 2/15. Кемеров, 1997. С. 4-10; Чернякова Ю.Ф. Планирование – инструмент оптимизации управления ЦБС // Массовая библиотека 94: Теория и практика: Сб. / РГБ. М., 1994. С. 23-27; Чернякова Ю.Ф. Стратегическое планирование в ЦСБ // Библиотека. 1997. №11. С. 23-27.; Эйдемиллер И.В. Стратегия формирования фондов публичных библиотек: Маркетинговый подход / РНБ. СПб, 1995. !24 с. и др.
• Кожевникова Л.А. Экономика библиотечной деятельности: Учебник. Новосибирск, 2001. 128 с.; Справочник библиотекаря / Науч. ред. А.Н.Ванеев, В.А. Минкина. Изд. 2-е, испр. и доп. СПб, 2001. 439 с.; Терешин В.И. Библиотечный фонд: Учеб. пособие/ МГУКИ. Изд. 2-е, испр. и доп. М., 2001. 176 с. и др.
• Планирование деятельности НТБ в новых условиях хозяйствования: (Метод. рекомендации) / ГПНТБ. М., 1991. 49 с.
• Бутковская М.С. Персонал ЦСБ. “Кунцево” в условиях новых информационных технологий // Библиотековедение. 1994. №5. С. 65-70; Демьяненко Н. Как мы реформировали систему управления // Библиотека. 1999. №6. С. 39-43; Земцов А.И. Деятельность ГПНТБ России в 1999-2000 гг.: Перспективы на следующее десятилетие // НТБ. №10. С. 16-34; Иванова Ю. Так чему же быть в плане? // Библиотека. 1994. №6. С. 49-52 и др.