12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 3, июнь, 2002

Расчет необходимого объема средств на текущее комплектование общедоступной библиотеки

Тихонова Н.О. (РНБ)

1. Расчет оптимального размера текущего комплектования

Хорошо скомплектованный и стабильно обновляемый фонд – основа деятельности любой библиотеки.

Сегодня российский книжный рынок предлагает богатейший ассортимент книг – до 70 000 наименований новых изданий в год. Возможности отбора литературы заметно расширились. Однако большинство библиотек не в состоянии комплектовать свои фонды на должном уровне. Произошло резкое увеличение разрыва между потребностями читательской аудитории и возможностями библиотек эти потребности удовлетворить. Главное препятствие на пути эффективного комплектования - недостаточное финансирование. Одним из средств повышения надежности финансирования является наличие достоверной информации о потребностях библиотеки в том или ином объёме средств, необходимых для комплектования. Такую информацию дают, в частности, расчеты, в которых используются нормативы финансирования или методики, рекомендованные методическими центрами.

В Российской национальной библиотеке на основе тщательного изучения процессов комплектования и использования фондов, с учетом закономерностей устаревания информации и документов-источников информации, была разработана оригинальная методика расчета необходимого объема средств на комплектование общедоступных библиотек муниципального подчинения.

В настоящей консультации мы предлагаем вниманию библиотекарей два варианта расчетов: один из них - по нормативам, разработанным в РНБ [1], другой – на основе нормативов, рекомендованных ЮНЕСКО/ИФЛА [2]. (Подчеркиваем: именно на основенормативов ЮНЕСКО/ИФЛА, поскольку мы сделали попытку применить собственный алгоритм их применения – исключительно в интересах достижения большей выгоды для библиотек).

Несколько слов о толковании термина “норматив, нормативы”, употребляемого нами в данном случае. Дело в том, что в нынешних российских условиях нормативы для библиотечных учреждений муниципального подчинения могут быть введены только актами местных органов законодательной или исполнительной власти. Те или иные количественные показатели, разработанные научно-исследовательскими или научно-методическими центрами могут расцениваться только как рекомендации к применению, в том числе и к принятию в качестве нормативов. Будем употреблять слово “норматив” в условном значении рекомендаций (“рекомендуемые стандарты”, по выражению составителей “Руководства ИФЛА/ЮНЕСКО” [2, с.9]).

Теперь о существе “нормативов”, исходящих из двух названных выше источников.

Норматив ИФЛА основан на показателе числа жителей, зарегистрированных на территории, обслуживаемой библиотекой. Число жителей в данном случае расценивается как потенциал использования библиотечного фонда. Норматив РНБ, напротив, основан на показателе книговыдачи из фондов. Число книговыдач – это показатель реального использования фонда.

Расчет на основе численности населения предполагает, что реальные потребности населения в библиотечных фондах в данной местности пока еще не проявились в полной мере. Учет этого обстоятельства ведет к определенной нивелировке в качественных различиях, имеющих место на различных территориях. Потребности в фондах общественного потребления могут весьма различаться не только в разных странах, но и у разных групп населения в одном и том же государстве, на разных территориях, в зависимости от целого ряда факторов (этнических, географических, социокультурных и т.д.). Вероятно, такой подход допустим в условиях, когда библиотечная инфраструктура только еще начинает складываться, а информационные потребности жителей в чтении находятся на начальной стадии своего развития.

Расчет на основе книговыдачи, напротив, исходит из того, что информационные потребности населения в фондах находят свое более или менее полное отражение в обращении к фондам, их использовании. Можно также предполагать, что там, где культурный уровень населения выше, там выше информационные потребности, и они как раз удовлетворяются путем книговыдачи из библиотечных фондов. Чем больше нагрузка на фонд, тем больше его физический износ, тем больше он нуждается в амортизации, обновлении. Следовательно, более нуждается в финансировании та библиотечная система, в которой показатели использования фондов выше.

Даем краткое описание обеих методик, используя выдержки из соответствующих пособий.

Методика РНБ. Определяются оптимальные размеры текущего комплектования на планируемый год, без учета докомплектования. Они рассчитываются как 3,8% к прогнозируемым размерам книговыдачи. Например, при книговыдаче, равной 10000, оптимальный размер комплектования составляет 10000 х 3,8 / 100 = 380 экз.

В качестве “норматива” здесь выступает величина 0,038W, где W – размер годовой книговыдачи. Из чего складывается величина 3,8%? Путем специальных исследований получены следующие данные:

ежегодно в порядке текущего комплектования допускается попадание в фонд массовой библиотеки определенного количества непрофильной литературы. Это количество определено как норматив, равный не более 0,066% к размерам книговыдачи, или 0,00066W;

ежегодно в фонде средней массовой библиотеки образуется массив устаревшей литературы порядка 1,954% к размерам книговыдачи, или 0,01954W;

ежегодно в фонде средней массовой библиотеки, в результате интенсивного использования читателями, физически приходит в негодность, определенная часть фонда. Число ветхих экземпляров документов, подлежащих ежегодно списанию, определяется, примерно, в 1,78% от размера книговыдачи, или 0,0178W.

Все эти части фонда подлежат списанию и, соответственно, замене (амортизации). Размер замены определяется суммой указанных выше величин: 0,066% + 1,954% + 1,78% = 3,8% от размера книговыдачи, или

(0,00066 + 0,01954 + 0,0178)W = 0,038W.

Естественно, если растет книговыдача, то пропорционально увеличивается и размер необходимого обновления фонда.

Методика ИФЛА/ЮНЕСКО. Почти дословно приводим соответствующий раздел из указанного выше руководства.

Для книжных фондов общего назначения в уже сформировавшейся библиотечной службе рекомендованы следующие нормативы пополнения:

Далее руководство дает примеры, которые мы разместили в таблице:

С нашей точки зрения, методика ИФЛА/ЮНЕСКО не совсем последовательна. В определении размеров ежегодного приобретения (графа 3) проводится принцип “при меньшем числе жителей - больший объём комплектования”. Тот же принцип должен был бы проводиться и в определении нормативного размера фондов. Но мы этого не наблюдаем. При далеко не одинаковой численности населения (графа 1) во всех случаях показатель книгообеспеченности жителя (графа 3) один и тот же: 2 экз. Справедливости ради отметим, что в разделе “Нормативы для книжных фондов” руководства ИФЛА/ЮНЕСКО [2, с.65] нормативный объем книжного фонда определяется как подвижной: 1,5-2,5 книги на душу населения. Однако закономерность изменения этого норматива не описывается. Е.И.Кузьмин в своей монографии подчеркивает, что для подавляющего большинства российских публичных библиотек характерны значительно более высокие показатели книгообеспеченности [3]. Следовательно, “нормативы” ИФЛА/ЮНЕСКО – не есть прямое руководство к приведению объемов фондов к надлежащему размеру. Но они серьезный повод для обстоятельного анализа ситуации, характерной для условий деятельности российских библиотек, в особенности “в глубинке”.

Напомним, что принцип “меньшее число жителей - бόльшая книгообеспеченность” был выдвинут в 70-е гг. группой исследователей под руководством А.П.Селигерского. Впоследствии (80-е гг.) фондоведам РНБ удалось найти удобную математическую формулу плавного изменения нормативного показателя книгообеспеченности при переходе к зоне обслуживания с другим числом жителей. Мы не видим причин для отказа от этих находок отечественной библиотечной науки, хотя бы они и относились к советскому периоду. Более того, мы полагаем, что они могут быть распространены на практику зарубежных публичных библиотек, поскольку известно, что рекомендации ИФЛА/ЮНЕСКО ныне перерабатываются.

Относительно показателя численности населения мы придерживаемся той позиции, согласно которой его целесообразно использовать при расчете нормативного показателя книгообеспеченности. Если фактическая книгообеспеченность ниже нормативной, то соответствующую разность можно расценивать как основание для расчетов объёма докомплектования. Об этом подробно в пособии [1, с. 27-30].

Новизна данной консультации, сравнительно с указанными выше источниками, состоит в следующем. В расчет объёма средств, необходимых для текущего комплектования на планируемый период, мы включили данные о количестве литературы, недокомплектованной в предыдущие годы. Длительность этого периода определена нами в три года.

В данной консультации расчеты сделаны на примере Тихвинской ЦБС Ленинградской области (Центральная районная библиотека + 27 библиотек-филиалов). Необходимые статистические данные любезно предоставлены нам Ленинградской областной научной библиотекой.

Общая задача, решаемая комплектатором, состоит в определении объема денежных средств, необходимых для приобретения литературы в планируемом году. В данном примере это 2002 год. Но для того, чтобы определить сумму денег, требуется не только знать, сколько литературы придется покупать, но и какова ожидаемая цена документов, которые выйдут в свет. Настоящая консультация посвящена методам расчета объема комплектования. Что касается методов прогноза цен, то мы посвятим этой проблеме специальную (вторую) консультацию. А сейчас будем исходить из предположения, что комплектатор прогнозирует среднюю цену документов - по опыту комплектования с поправкой на некоторую динамику.

2. Расчет оптимального объема пополнения фонда по методике РНБ

Задача: рассчитать объем текущего пополнения на 2002 г.

Определим круг необходимых исходных показателей и их количественных характеристик по Тихвинской ЦБС.

Фактическая книговыдача из фондов ЦБС. Желательная хронологическая глубина - 5 лет (данные за 1998 год у нас отсутствуют):

1997 — 622 700 выдач.

1999 — 679 800 “

2000 — 688 100 “

2001 — 684 000 “

Фактическое пополнение фонда ЦБС за три последних года:

1999 — 10 300 экз.

2000 — 17 500 “

2001 — 12 600 “

Сначала вычисляем необходимый объем докомплектования.По приведенным данным можно рассчитать, сколько экземпляров документов должна была приобрести ЦБС в прошедшие годы и сколько экземпляров было недокомплектовано. Это позволит вычислить необходимый объем докомплектования в 2002 г. Например, в 1999 г. нормативный объем комплектования, при книговыдаче 679800 должен был составлять 679800 х 3,8 / 100 = 25832 экз. Фактически было приобретено 10300 экз. Следовательно, недокомплектование в 1999 г. составило 25832-10300=15532 экз. Аналогичный расчет произведем за 2000 и 2001 гг. – см. табл. 1.

Таблица 1

Расчет нормативного объема докомплектования фондов Тихвинской ЦБС

(по итогам 1999-2001 гг.)

Итак, за три предыдущих года недокомплектовано 37572 экз. Это количество, как мы полагаем, относится к литературе, которая пока еще не успела устареть и по-прежнему необходима пользователям фондов ЦБС. Следовательно, оно должно быть учтено как объем докомплектования в предстоящем (2002) году и присоединено к объему текущего комплектования 2002 г.

Теперь вычисляем нормативный объем текущего комплектованияв 2002 г. при прочих равных условиях (то есть без докомплектования). Согласно методике, требуется соотнести норматив 3,8% к размерам планируемой книговыдачи в 2002 г. Перед комплектатором стоит задача составить прогноз размера книговыдачи.

Существует немало методов прогноза возможного изменения того или иного показателя. В данной консультации у нас нет возможности останавливаться на этой теме. Полагаем, что комплектатор обладает знаниями, достаточными для осуществления более или менее точного прогноза. Или составит прогноз на основе интуитивного представления о тенденциях в изменении размеров книговыдачи в ЦБС.

У нас нет данных о различных факторах, которые могут повлиять на динамику книговыдачи в Тихвинской ЦБС. Поэтому воспользуемся одним из формальных методов расчета, согласно которому прогнозируемый объем книговыдачи в этой ЦБС в 2002 г. составит 700000 выдач.Фактически 1997 - 622700 выдач.

“1999 - 679800 “

“2000 - 688100 “

“2001 - 684000 “

План2002 - 700000“

Это число выглядит как логическое завершение динамического ряда, в котором ежегодный коэффициент роста равен в среднем, примерно, 1,02, или 2% ежегодного прироста. (Но эта динамика характерна для Тихвинской ЦБС. В других ЦБС возможны иные коэффициенты роста.)

При книговыдаче, равной 700000, нормативный объем комплектования текущей литературы 2002 г., без учета докомплектования, должен быть, примерно, 700000 х 3,8 / 100 = 26600 экз. Присоединим к этому числу необходимый объем докомплектования и получим оптимальный размер планируемого пополнения фондов ЦБС в 2002 г.:

Текущее комплектование……………….26600 экз.

Докомплектование …………………….. 37572 “

Пополнение в целом (округленно) …….64000 “

Теперь остается определить среднюю цену изданий, необходимых библиотеке. Комплектаторы Тихвинской ЦБС назвали 80 руб/экз. Таким образом, на пополнение фонда ЦБС в 2002 г. следовало бы испрашивать, по методике РНБ, 64000 х 80 = 5120000 руб.

3. Расчет оптимального объема пополнения фонда

по методике ИФЛА/ЮНЕСКО

Определим круг необходимых исходных данных по той же Тихвинской ЦБС.

Численность населения (постоянно проживающего в районе) в течение последних трех лет колебалась следующим образом:

1999 - 84 800 жителей

2000 - 85 000 “

2001 - 85 100 “

Этот ряд дает возможность сделать прогноз на планируемый год:

2002 - 85 200жителей (прогноз)

Фактическое пополнение фонда ЦБС за три последних года:

1999 - 10 300 экз.

2000 - 17 500 “

2001 - 12 600 “

Как и по методике РНБ, сначала вычисляем объем докомплектования.По версии ИФЛА/ЮНЕСКО, при населении более 50 тыс. приобретается 200 экз. литературы на каждую тысячу жителей. Для 84800 жителей в 1999 г. требовалось приобрести 84,8 х 200 = 16960 экз., а фактически было приобретено 10300 экз. Разность 16960 – 10300 = 6660 экз. - это размер недокомплектования. Аналогичный расчет по 2000-2001 гг. (см. табл. 2).

Таблица 2

Расчет нормативного объема докомплектования фондов Тихвинской ЦБС по итогам 1999-2001 гг.)

Теперь вычисляем нормативный объем текущего комплектованияв 2002 г. (без докомплектования). В 2002 г. ожидается численность населения 85200. Следовательно, текущее комплектование должно быть осуществлено в размере 85,2 х 200 = 17040 экз.

Общее пополнение, включая текущее комплектование 2002 г и докомплектование за 1999-2001 гг. составит 17040 + 10580 ≈ 27600 экз.

Из расчета прогнозируемой цены 80 руб/экз, по методике ИФЛА/ЮНЕСКО, требовалось испросить бюджетных денег на комплектование фондов Тихвинской ЦБС в размере 27600 х 80 = 2208000 руб.

4. Сравнение результатов

Видно, что в данном, конкретном случае методика РНБ оказывается более выгодна для ЦБС в смысле востребования средств: в целях комплектования требуется в 2.3 раза больше денег, чем это вытекает из “нормативов” ИФЛА/ЮНЕСКО. Но принципиально важно и то, что методика РНБ дает возможность более убедительной аргументации при обосновании заявки на финансирование. Дело в том, что в Тихвинском районе численность населения практически остается на одном и том же уровне. А вот информационные потребности населения в использовании библиотечных фондов, выраженные в показателе книговыдачи, стабильно растут. Если сохранять уровень комплектования в зависимости от постоянной численности населения, то очень скоро состояние фондов придет в противоречие с постоянно возвышающимся уровнем потребностей в фондах. Впрочем, эти рассуждения, несмотря на их корректность, имеют всего лишь принципиальный характер. Если судить только по цифрам, то фактический уровень комплектования Тихвинской ЦБС, одной из многих российских библиотечных систем, предназначенных для обслуживания массового читателя, столь же мало соответствует нормативам РНБ или ИФЛА/ЮНЕСКО, сколько и вообще информационным потребностям обслуживаемого населения.

Право выбора той или иной методики расчетов остается, естественно, за библиотекой.

Л и т е р а т у р а

1. Формирование и использование книжных фондов ЦБС: Метод. рекомендации / ГПБ; сост. Шилов В.В., Лебедев А.Ю. Л., 1989.

2. Руководство ИФЛА/ЮНЕСКО по развитию службы публичных библиотек. СПб.: Изд-во Рос. нац. б-ки, 2001. 112 с.

3. Кузьмин Е.И. Библиотечная Россия на рубеже тысячелетий. М.: Либерея, 1999. 223 с.