12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 4, апрель, 2003

Каким быть паспорту основного фонда документов постоянного хранения в универсальной научной библиотеке

Г.П.Старущенко (РНБ)

Каждая библиотека имеет свою историю. Меняющиеся задачи, контингент пользователей, активное развитие печатной продукции, некнижных видов документов (аудиовизуальных, микроформ и т.д.), появление электронных носителей информации, другие объективные и субъективные причины оказывали существенное влияние на создание и развитие фондов в отдельно взятой библиотеке, в том числе депозитарного хранения. Крупнейшие универсальные библиотеки России обладают развернутой структурой хранилищ, которая складывалась в течении длительного периода. Но и сегодня ни одну структуру фондов нельзя признать окончательной и совершенной. Каждая система продолжает развиваться в силу появления новых носителей информации, под непосредственным влиянием изменяющихся запросов пользователей, развитием новых технологий в области формирования фондов, комплектования, организации, хранения и использования.
Осознать особенность сложившейся системы фондов постоянного хранения в целом, а также выявить общее и типичное в целях дальнейшего формирования фондов, внедрения новых технологий и т.п. позволяет паспортизация. Именно с нее начинается научная и организационная работа с фондом. Проведение паспортизации утверждая сложившийся порядок, может позволить выявить типичные, характерные черты, свойственные отдельному фонду, группе фондов и системе в целом, а также их различий в целях совершенствования организации фондов, системы обслуживания читателей документами, с учетом введения новых технологий в библиотечные процессы, работы библиотек в новых условиях.
Основная цель паспортизации – составление определенного образца паспорта с основными сведениями и описаниями отдельного фонда, сохраняющего документы национального достояния. Задача паспортизации определить закономерности и выявить постоянные соотношения определенных явлений.
Паспорт – документ, содержащий описание, регистрацию основных характерных особенностей и различий, свойств, фактов, сведений об отдельном фонде, его составных частях. Это – документ, выражающий определенные закономерности и соотношения явлений в области формирования и организации фонда, совокупность обстоятельств, создающих определенную обстановку, условия по использованию документов. В основном содержании паспорта - существующие и закрепленные в УБ отправные положения, своды правил, указаний, устанавливающих порядок и способы выполнения и осуществления основных задач и функций библиотеки через структуру фондов. По мнению Ю.Н.Столярова, в паспорте приводят основные сведения о фонде, дают его оценку: наименование и местонахождение, историю (время возникновения, основные вехи развития), современный состав, структуру и объем, источники комплектования, темпы обновления, принятую систему расстановки, режим хранения, систему отражения в каталогах и картотеках, условия использования, периодичность проверки. На этом основании оценивают современное состояние каждой составной части и фонда в целом, анализируют перспективы его развития и использования. В определенных случаях учитывают объективные причины, оказывающие влияния на развитие фонда. Например: изменение демографической ситуации, издательской, книготорговой политики, возможные изменения бюджетных ассигнований на комплектование и т.д.
Создание формы паспорта конкретной библиотеки – процесс сложный. Задача данной консультации – активизировать внимание на основной группе вопросов, которая должна войти в паспорт, а также обратить внимание библиотек на важность проведения паспортизации фондов постоянного хранения. В основе предлагаемых рекомендаций лежит опыт, накопленный в процессе работы по разработке паспорта основного фонда постоянного хранения РНБ, которая проводилась в НИО библиотечных фондов в 2002г.
В основе паспорта фонда документов – разработанная система вопросов. Составление паспорта фондов осуществляется по унифицированной форме на базе ответов на вопросы, которые заполняются руководителем фонда, ведущими специалистами, заведующим отдела. Полученные сведения позволяют оформить группу типовых с едиными формулировками паспортов на фонды УБ, а также описание совокупного фонда библиотеки.
В данный документ могут включаться различные виды вопросов, в том числе: открытые вопросы, варианты для выбора одного или несколько ответов и др. Заполнение отдельных вопросов, например, связанных с объемом фонда, целесообразно вынести в таблицы. Вопросы для заполнения паспорта разбиваются на разделы. Например:
1. Общие сведения о фонде;
2. Структура фонда и его содержание;
3. Дополнительные сведения о фонде.
Возможно включение и других разделов. В частности, разделов “Каталоги и картотеки”, в которых получают отражение документы фонда, “основные инструкции и методические материалы”, на основе которых ведется работа с документами и др. В отдельных случаях, при расширенной структуре фондов, наряду с вопросами целесообразно дать приложения. Последние могут включать таблицы, перечни иностранных языков, шифров фондов, варианты структурных признаков фондов, список литературы, нормативно-технологических документов, которые на сегодняшний день являются основополагающими для выполнения различных процессов по формированию, организации фонда и т.п.
Основная цель данной структуры – свести к минимуму возможные трудности при ответах на вопросы. В частности, в приложениях приводятся возможные варианты ответов, которые уточняются, дополняются или остаются без изменений в предлагаемой форме.
В первый раздел “Общие сведения о фонде” целесообразно включить:

• Наименование фонда, отдела (в состав которого входит фонд). Наименование фонда должно соответствовать названиям фондов, приведенных в Профиле комплектования, в положении о библиотеке или в другом руководящем документе.
• Адрес местонахождения фонда, отдела, телефон, другие средства связи (например, наличие электронной почты). В тех случаях, когда отдельные части фонда находятся по разным адресам, указывается наименование частей или уточняется их содержание, шифры, далее - адрес местонахождения, телефон (при его наличии).
• Год основания фонда. При ответе на этот вопрос возможно приложение краткой исторической справки по организации фонда или развернутый ответ.
• По хронологии фонд включает документы с определенного года, который указывается. В тех случаях, когда отдельные виды документов представлены в фонде только за определенный период, даются дополнительные уточнения.
• Объем фонда. При ответе на этот вопрос рекомендуется использовать ГОСТ 7.20-2000 “Межгосударственный стандарт: Библиотечная статистика”, введенный 01.01.2002г. ( Библиотека и закон. 2002. № 12. С.302 – 310), ГОСТ 7.60-90 “Издания. Основные виды. Термины и определения” (Стандарты по библиотечному делу. СПБ, 2000. С.270 – 307).
• Вопросы, связанные с объемом фонда, его количественным составом выносятся в таблицы приложения. Заполняются они на основании документов учета фонда. Количественный состав фонда указывается по состоянию на 1 января текущего года, целесообразно привести ежегодный, средний прирост за последние три года как в целом по фонду, так и по отдельным видам документов. Единицами учета являются: экземпляр, название.
• Учет объема фонда печатных документов. Под книгами и брошюрами понимается текстовое, книжное, непериодическое, в том числе сериальное издание. Книга - книжное издание объемом свыше 48 страниц. Брошюра - книжное издание объемом свыше 4-х, но не более 48 страниц. Листовое издание объемом от 1 до 4-х страниц.
• Учет объема фонда периодических изданий (журналов и газет) проводится в экземплярах, названиях (за все годы поступления в фонд независимо от изменения заглавия издания), годовых комплектах, подшивках. Журналы - экземпляры (том, номер, выпуск), названия. Газеты - годовые комплекты, названия комплектов, экземпляры - для названий однодневных разовых газет.
• Учет объема фонда продолжающихся изданий: экземпляры (том, выпуск), количество названий комплекта издания за все годы его поступления в фонд, независимо от изменения заглавия издания.
• Учет объема аудиовизуальных документов ведется в экземплярах, названиях, независимо от вида формы записи информации: 1.фонодокументы: диск (для грампластинок), компакт-диски, катушка, кассета, бобина; 2.видеодокументы: кассеты, диски; 3.кинодокументы: бобины; 4.фотодокументы: кадры; 5.документы на микроформах: рулоны - для микрофильмов, фиши – для микрофиш.
• Учет объема электронных изданий ведется в экземплярах, названиях; дискетах и оптических дисках – CD-ROM и мультимедиа. Количество электронных изданий, имеющихся в фонде, указывается и в случаях возможного отсутствия сведений в документах учета. Возможна оговорка - проставление рядом с цифрой – н / у (не учтены в документах учета).
• Аудиовизуальные документы, как и электронные издания, являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат. При затруднительных случаях определения основного носителя информации и приложения к нему за основной носитель, подлежащий учету, принимается текстовой документ.
• Количество экземпляров, получаемых согласно профилю, количество экземпляров, которые имеются в фонде. Пример: 1-2 экз.; наиболее спрашиваемые, наиболее ценные документы представлены в 3-х (4-х, 5-х и т.п.) экз.
• По способу обработки документы, входящие в состав фонда, подразделяются: 1)индивидуальная обработка, 2)упрощенная обработка, 3)групповая обработка.
• Документы учета фонда: указывается количество документов и за какой период имеются книги суммарного учета, инвентарные книги, листы актовые инвентарные, карточки учета и т.д.

Второй раздел включает группу вопросов по структуре фонда и его содержанию.
1.Структура – это функциональная организация фонда по тем или иным признакам, которая предусматривает взаимоположение и взаимосвязи подразделений фонда; определяется объемом фонда, отраслевым и языковым составом, наличием различных видов документов и т.д. Это функциональная упорядоченность фонда по признакам, которые находятся между собой в нисходящей иерархической связи.
Организация фонда любой УБ происходила с определения наиболее значимых признаков, которые затем ранжировались, то есть распределялись по степени важности с учетом задач библиотеки, запросов пользователей. В процессе исторического развития порядок значимости документов, фондов порой менялся. Это объяснялось тем, что деление фонда, фондов по определенным признакам исторически направлялось на достижение единого целого, позволяющего библиотекам использовать документы наилучшим образом, формировать и сохранять их.
Группа первых признаков определяет главную характеристику отдельного фонда в конкретном, а не собирательном значении. Например: языковой: русский, западные европейские и т.д., содержательный: универсальный – по всем отраслям, отраслевой – по одной или нескольким родственным отраслям науки, специализированный – предназначенный для выполнения тех или иных функций, видовой – книжные издания и т.д.
Группа вторых признаков образует нисходящую степень иерархии, как и последующие. Далее следуют признаки с ролью подчиненной, вспомогательной, часть из которых может приводиться в дополнительных сведениях. В частности, указываются структурные особенности фонда, которые сохранились в силу его исторического развития и не имеют значения для современной структуры, организации документов, поступающих в фонд.
Приведем пример описания структурообразующих признаков, лежащих в основе структуры отдельного фонда, в частности, фонда Центральной справочной библиотеки РНБ: Фонд постоянного хранения документов справочного целевого назначения, книг, брошюр, журналов, продолжающихся изданий с XVIIIв. – отечественных, с XVIв. – зарубежных; на русском языке - документы преимущественно в двух экземплярах, украинском, белорусском, иностранных западных европейских языках, - как правило, в одном экземпляре. Вариант признаков уточняется, дополняется или приводится новый ведущими специалистами фонда для занесения в паспорт.
2.Расстановка. Фонд состоит из структурных отделов, частей, которые сформированы из отдельных подфондов, групп и т.д., с использованием, например, систематического деления и применением хронологической и предметной расстановок.
Расстановка – это собирательный термин для определения нижних иерархических уровней упорядочения фонда – разделов и подразделов, их групп и подгрупп до месторасположения отдельно взятого документа включительно или группы, в которой объединяются однородные или родственные по содержанию и типу материалы. Последняя является совокупной единицей хранения и имеет один общий шифр для документов групповой обработки.
Система расстановки – относительно стабильна. Порядок размещения документа на полках фондохранилища определяется его объемом, назначением, видовым составом документов и т.п. Однако в силу исторического развития фондов, их организации, слияния, разделения, каждый фонд включает определенную совокупность расстановок и, как следствие, разнообразие шифров для отдельных хронологических частей документов, или документов, выделенных в отдельные собрания или коллекции.
Расстановки подразделяются на следующие виды: логическая или содержательная, которая включает систематическую (по ББК, специально разработанной схеме), тематическую, предметную и расстановка формального типа. В состав последней входят алфавитная, хронологическая, географическая, языковая, формальная, нумерационная. Последняя подразделяется на собственно нумерационную, инвентарную, крепостную. Деление документов ведется по различным признакам: видовому, хронологическому, языковому, смешанным и т.д. Виды расстановок применяются в сочетаниях от 2-х и более признаков. Например: систематическая, алфавитная, где первый признак – основной, второй – вспомогательный, языковая форматно–порядковая, хронологическая форматно–порядковая и т.д.
Перечень расстановок документов отражается через систему шифров. Целесообразно указать год введения расстановки, при ее прекращении – год закрытия, привести описание шифра. Например: Н Фин / 2-187: Н - обозначение фонда, национальный, Фин - финский язык; 2 - формат; 187 - порядковый номер, введен в 1938 г. – по настоящее время.
При описании структуры фонда необходимо привести сведения о коллекциях. Коллекция – это систематизированная совокупность документов, собранных по какому-либо признаку (видовому, систематическому, тематическому и т.д.) и представляющая внутреннюю целостность. Наличие коллекций в фонде в ряде библиотек закреплено специальным положением, ведется текущее, ретроспективное комплектование или текущее закрыто. При наличии коллекции в составе фонда приводятся следующие сведения: название коллекции, краткая историческая справка ее создания, объем документов, в том числе по видам документов, хронологические границы, языковой состав, содержание (универсальная, отраслевая, тематическая, персональная и т.д.), отражение в каталогах, картотеках, структура организации документов и т.д.
В ряде библиотек коллекции отсутствуют, в тоже время в составе фонда имеются собрания. Это - наиболее ценная часть (части) фонда, не оформленная в коллекцию и сохранившаяся отдельным массивом документов или рассеянная среди других документов фонда. Например: частные собрания, документы, поступившие из различных учреждений и т.п. и представляющие исключительное историческое, научное и прочее значение. При наличии собраний в составе фонда также желательно привести имеющиеся сведения по типу описания коллекции. В частности, указать название (ориентировочно) или принадлежность, чему посвящена, историческую, научную значимость, хронологические границы, языковой, содержательный состав, целесообразность изучения, библиографического раскрытия и т. д.
В специальный, дополнительный раздел могут войти разнообразные сведения, важные, на взгляд фондодержателей, и которые целесообразно включить в паспорт фонда. Например: наличие читального зала при фонде, количество читательских мест, подсобного фонда для читателей: количество экз….. на 01.01. текущего года, фонда изданий в помощь научно-производственной работе: количество экз….. на 01.01. текущего года и др.
В заключении целесообразно привести список литературы, в который входят нормативные, инструктивно-методические документы и др., на основе которых организуется работа по формированию документного фонда постоянного хранения.