12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 4, апрель, 2003

Как решаются проблемы автоматизированной технологии в библиотеке при комплектовании и обработке отечественных книг

Н. Ю. Тихомирова, Т. И. Голова (РНБ)

Каждая библиотека по-своему уникальна (историей, фондами, творческим потенциалом, традициями). Имеет свою специфику и вырабатываемый ею годами производственный опыт. Именно поэтому предлагаемый материал не носит дидактического характера, а может служить лишь неким ориентиром при решении собственных вопросов автоматизации комплектования и новых технологий в той или иной библиотеке.
Внедрение автоматизированной технологии в процессы комплектования библиотеки новыми отечественными книгами, как правило, происходит поэтапно.
В Российской национальной библиотеке на предварительном этапе в 1996г. сотрудниками Сектора автоматизации были сформулированы “Общие функциональные требования к автоматизированному модулю комплектования”. При этом разработчики исходили из широкого определения комплектования как процесса отбора, заказа и получения документов для фондов с учетом статусных характеристик библиотеки (получение двух бесплатных обязательных экземпляров из РКП и, как анахронизм, - контрольных экземпляров из типографий), а также совокупности традиционных способов комплектования (покупка, обмен, дар). Функции модуля включали :

• отбор документов и создание записей дезидерат в отведенной комплектаторам области каталога с проверкой на дублетность путем ручного ввода или импорта данных (Листы государственной регистрации (ЛГР) РКП, прайс-листы книготорговых организаций, Books in Print, получаемые on line или на дискетах), возможностью указания приоритета заявок;
• управление приобретением :
• работа с заказом (тип заказа, статус заказа, виды расчетов, функции, доступные при работе с заказом, набор поисковых ключей и вывод информации о заказе);
• отслеживание поступлений (по типам: отдельные документы (книги, брошюры и др.), сериальные и многотомные издания, периодические и продолжающиеся издания);
• регистрация поступлений и направление изданий в фонды.

Модулем комплектования предусматривались также диспетчерские и административные функции сотрудников.
Основную проблему предварительного этапа при автоматизации процессов комплектования можно обозначить как проблему взаимодействия специалистов двух сотрудничающих подразделений с их готовностью и способностью слушать, понимать и овладевать премудростями другой профессии.
К первому этапу автоматизации, создания и отработки новых технологических процессов Сектор отечественного комплектования приступил в конце 1998г. На этом этапе формировалась концепция пути книги, разрабатывалась регламентирующая документация (“Путь книги в Секторе отечественного комплектования при автоматизированной обработке”; “Порядок направления первого и последующих экземпляров изданий в фонды (основной, подсобный, резервный, обменный) в связи с автоматизацией пути русской книги в Отделе комплектования” и др.), оснащались рабочие места и проводилось обучение сотрудников работе в программе “Русская книга” и в формате RUSMARK в объеме, необходимом для создания библиографических записей (БЗ) на книги путем заполнения закрепленных за отделом полей (от 14 до 24 в зависимости от издательского оформления и направления конкретных изданий).
Перед Отделом комплектования ставилась задача создания опознавательной записи в технологической базе Электронного каталога (ЭК) на входе книги в библиотеку. В связи с тем, что от 60-ти до 75% отечественных книг поступает в РНБ в качестве бесплатного обязательного экземпляра, было решено начать автоматизацию процессов комплектования в библиотеке с этого большого массива. В РКП были запрошены электронные ЛГР, на основе которых с января 1999г. началось формирование БЗ для ЭК РНБ. Этот эксперимент, осуществлявшийся в рабочем режиме, продолжался недолго и уже в марте библиотекари-операторы Сектора отечественного комплектования перешли к созданию оригинальной БЗ, отказавшись от заимствованной. Уже в это время стало возможным выявление дублетов ОЭ, что при работе в традиционных технологиях в оперативном порядке на уровне комплектования было неосуществимо. Выявленные в составе ОЭ дублеты частично направлялись в подсобные фонды при читальных залах для оперативного обслуживания читателей. Невостребованные специалистами читальных залов дублеты направлялись в обменный фонд. Таким образом, уже на первом этапе автоматизации обнаружился ряд существенных для комплектования позитивных моментов: формирование электронного банка данных о поступлениях ОЭ с широкими поисковыми возможностями, исключение повторных направлений в основные фонды одних и тех же поступающих из РКП изданий, сокращение пути обработки дублетных изданий в связи с их выявлением и перераспределением уже на стадии комплектования, а не в Отделе обработки и каталогов и Обменном фонде, как это было ранее, а также экономия средств, которые могли бы потребоваться на приобретение этих книг в книготорговой сети. К сожалению, между подсобными фондами распределяется менее половины дублетов ОЭ. Всего в 1999г. сотрудниками Отдела комплектования было введено в ЭК РНБ 2091 ЛГР на 34425 названий.
Следующий этап автоматизации процессов комплектования был связан с отработкой технологии заимствования библиографических записей из РКП в целях сокращения сроков обработки ОЭ, принимая во внимание, что скорость загрузки импортируемых данных почти в пять раз выше скорости создания оригинальных записей. Для этого Отдел комплектования подписался и со второго полугодия 2000г. стал получать из Российской книжной палаты библиографические записи (аналог печатной карточки) на большую часть книг, поступающих по ОЭ, и использовать их для создания опознавательных записей, которые затем вместе с книгами передавались в Отдел обработки и каталогов. Серьезной проблемой этого этапа было недостаточно удовлетворительное качество заимствованных записей. Получение их по электронной почте тоже не всегда шло гладко и в срок. Чтобы наладить эту работу потребовалась организация специального участка и ответственный сотрудник, способный вести четкий учет своевременности и полноты поступления очередных партий запрашиваемых записей. Вместе с тем импортирование записей РКП дало существенную экономию времени обработки книг в Секторе отечественного комплектования, а приобретенный опыт работы создал необходимые предпосылки для перехода к очередному этапу внедрения автоматизированных технологий.
В 2001г. основной задачей стало внедрение одноразовой обработки книг, при которой первый экземпляр, независимо от источника поступления должен был направляться в основной фонд, а последующие, - распределяться в зависимости от профиля комплектования основных и потребностей подсобных фондов. Главный расчет был сделан на обеспечение полноты репертуара отечественных книг в основных фондах РНБ на стадии текущего комплектования. Таким образом в дальнейшем исключалась необходимость перевода покупных экземпляров изданий, не пришедших по ОЭ, из подсобных фондов в основные, что при традиционном “параллельном” комплектовании можно было сделать лишь по истечении срока их активного использования в читальных залах.
На этом этапе, несмотря на неоднозначность административно принятого решения, Отделу комплектования были переданы обязанности по определению шифров изданий для фондов с форматно-хронологической расстановкой. Освоение этого несвойственного процессу комплектования и незнакомого комплектаторам направления работы стало и по-прежнему остается одной из главных проблем на всем пути внедрения автоматизированных технологий в Секторе отечественного комплектования, так как помимо автоматической шифровки изданий возник большой объем чисто технической работы по наклеиванию шифров на книги. Особенно много трудностей и, как следствие, много ошибок возникает при определении шифров многотомных изданий. В связи с этим появилась необходимость вести персональный учет сделанных ошибок и регулярно проводить анализ перенаправления изданий из фонда в фонд.
В это же время вторые экземпляры книг из двух, поступающих в РНБ в качестве ОЭ, стали передаваться из Отдела комплектования непосредственно в Русский фонд, минуя Отдел обработки и каталогов. Они становились доступными и могли выдаваться читателям, не дожидаясь завершения всего цикла обработки, так как в технологической базе ЭК уже существовала опознавательная запись, доступная сотрудникам группы использования каталогов, и имелся шифр хранения.
Параллельно с ОЭ на этом этапе в автоматизированном режиме стали обрабатываться все направляемые в основные фонды книги, независимо от источника их поступления. Среди таких изданий были дары и контрольные экземпляры, присланные непосредственно из типографий. За пределами автоматизированной обработки оставались книги, приобретаемые в книготорговой сети или направляемые в подсобные фонды читальных залов. Они по-прежнему передавались из Отдела комплектования в Отдел обработки и каталогов в сопровождении актов, а не опознавательных списков (акты по новой технологии печатаются непосредственно в фондах), а затем вместе с карточками поступали в фонд.
Для подключения к автоматизированной обработке покупных изданий в программе “Русская книга” были сделаны доработки, позволяющие отражать связь покупного экземпляра с сопроводительным документом (счет, накладная) и получать информацию о каждом экземпляре книги, поступившей по тому или иному денежному документу (фонд хранения, местонахождение на момент наведения справки, хронология обработки, исполнитель каждой операции, цена).
В апреле 2002г. с включением в автоматизированную технологическую цепочку работы с книгами покупных изданий переход к одноразовой обработке всех новых поступлений отечественных книг в РНБ был практически завершен.