12. Секция по формированию библиотечных фондов

Библиотечные фонды: проблемы и решения: электронный журнал-препринт.

№ 4, апрель, 2003

Учет причин исключения документов из фондов библиотек

В.В.Шилов (РНБ)

Перечень возможных причин исключения литературы из библиотечных фондов и их обоснование отражен нами в пособии “Формирование и использование библиотечных фондов” (Сост. В.В.Шилов, А.Ю.Лебедев. СПб., 1989). В общем виде их, действительно, не много, но это скорее обобщенные рубрики, или классы: непрофильность, устарелость, ветхость, утрата, хищение, недостача. В действительности причин исключения как таковых значительно больше.
Особенность нашей классификации состоит в том, что необходимо различать две категории причин. Указанные выше классы подразумевают такой аспект дифференциации, как состояние документа, побуждающее библиотеку исключать документ из фонда. Но для оценки деятельности библиотеки по обеспечению сохранности фонда, для изучения факторов как внутреннего, так и внешнего порядка важен и другой аспект: необходимо знать и учитывать причину, по которой наступило данное состояние документа. В таком случае истинный перечень возможных причин разрастается до восемнадцати:
1. Непрофильность.
1.1. в текущем комплектовании (1).
1.2. вследствие изменения профиля деятельности предприятия, учреждения (2).
2. Устаревание.
2.1. Избыточная экземплярность (3).
2.2. Малое использование (4).
3. Ветхость.
3.1. Естественное старение материала носителя (5).
3.2. Износ вследствие книговыдачи (6).
3.3. Утрата физической целостности вследствие порчи пользователем (7).
4. Утрата.
4.1. Хранение в условиях, не соответствующих стандарту (8).
4.2. Стихийное бедствие (9).
4.3. Невозврат пользователем (10).
4.4. Утрата при пересылке (11).
5. Хищение (12).
6. Недостача.
6.1. В фонде открытого (свободного) доступа (13). 6.2. В закрытом фонде (14).
7. Передача другой библиотеке.
7.1. В порядке взаимопомощи в комплектовании фондов (15).
7.2. Передача с баланса на баланс всего фонда ввиду ликвидации библиотеки (предприятия, учреждения) (16).
8. Контрафактные документы, экземпляры (17).
9. Документы, передаваемые по указанию, постановлению компетентных органов, например, по постановлению суда и т.п. (18).
Таким образом, в актах об исключении необходима расширенная формулировка причины исключения, например: “Недостача в закрытом фонде”. Соответственно, должен быть и дифференцированный учет в книге суммарного учета. Но для этого не обязательно делать 18 граф, достаточно одной, “Причина исключения”. Вместо словесных формулировок вписываются коды. Важно договориться об унификации формулировок, регламентировать полный перечень причин с указанием кодов и поместить его в Инструкцию по учету.